¿Utilizas
certificados digitales en tu empresa? ¿Realizas
trámites telemáticos con la administración? ¿Y
con tus clientes y proveedores? ¿Utilizas la
facturación electrónica?
Desde
hace algún tiempo existen gestiones con la
administración que únicamente se pueden hacer de
forma telemática, como realizar algunos trámites
o recibir notificaciones de
la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.
También se pueden emitir facturas
electrónicas a
otras empresas o las propias administraciones
públicas, de la misma forma que lo haríamos en
papel.
Esto está
obligando a las empresas a la trasformación
digital de estos procesos. Uno de estos cambios
es la adopción de la firma
electrónica utilizando certificados
digitales que
nos identifican.
La firma
electrónica es
el equivalente digital a la firma manuscrita de
un documento. Con ella se asegura que quien
firma el documento es la persona física o
jurídica que dice ser (con su certificado), la integridad de
la información que se firmó y el no
repudio del
firmante, que no podrá negar que lo ha firmado.
Ofrece grandes ventajas ya que, aparte de poder
realizar cómodamente cualquier gestión o trámite
con las administraciones públicas desde
cualquier lugar u hora del día, permite aumentar
la productividad y competitividad al simplificar
la gestión documental y eliminar los costes de
la reducción de documentos impresos. Está
regulada por una legislación a
nivel nacional y europeo que debemos conocer.
El proceso
de firma se realiza y verifica mediante la
utilización de un certificado
digital, que es un documento electrónico
que permite la identificación del titular,
intercambiar información con otras personas y
entidades, de manera segura, y firmar
electrónicamente los datos que se envían de tal
forma que se pueda comprobar su integridad y
procedencia. Este documento electrónico contiene
toda la información necesaria para identificar a
su titular (nombre, NIF, algoritmo y claves de
firma, fecha de expiración y autorización de
certificación que lo expide).
Los
certificados electrónicos reconocidos, son los
certificados que se expiden cumpliendo los
requisitos de comprobación de la identidad del
solicitante y la fiabilidad y garantías de los
servicios que se presten con él. En España es el
Ministerio de Industria, Energía y Turismo quien habilita a
distintos organismos para emitir certificados
reconocidos. Estos certificados, pueden estar
almacenados en tarjetas criptográficas como el
DNI electrónico o en un fichero descargable en
el ordenador e instalable en el navegador web.
Las
entidades encargadas de emitir y revocar los
distintos tipos de certificados electrónicos a
personas físicas (particulares) o jurídicas
(empresas, asociaciones, etc.) son las Autoridades
de Certificación o
CA. Estas se encargan de identificar físicamente
al solicitante del certificado (se tiene que
personar en las oficinas de la AC), y comprueban
que cumple con todos los requisitos para su
petición.
Las
principales Autoridades de Certificación
reconocidas para la emisión de certificados
electrónicos tanto para particulares como para
empresas son:
También
actúan como Autoridades de Certificación
reconocidas otras entidades como:
-
Camerfirma Consejo
Superior de Cámaras de Comercio
-
ANF AC ANF
Autoridad de Certificación
-
SCR Servicio
de Certificación del Colegio de
Registradores
-
ACA Autoridad
de Certificación de la Abogacía
-
ANCERT Agencia
Notarial de Certificación
-
Firmaprofesional Certificados
electrónicos
¿Qué
cambios están ocurriendo en los certificados?
Recientemente, la Fábrica Nacional de Moneda y
Timbre (FNMT) ha comenzado a emitir tres nuevos
tipos de certificado
de representante para
empresas, que sustituyen a los certificados de
personas jurídicas o entidades sin personalidad
jurídica. Por su parte, la Seguridad Social deja
de emitir su certificado
SILCON, de uso
exclusivo para las gestiones electrónicas de
este organismo, desde el uno de septiembre de
2016.
Los cambios en estos
certificados digitales, vienen a cumplir con la normativa
europea relativa
a la identificación electrónica y los servicios
de confianza para las transacciones electrónicas
en el mercado interior, según la norma No 910/2014.
Estos certificados son:
-
Certificado de Representante
de Administrador Único o Solidario.
Se expide a los
administradores únicos o solidarios
(inscritos en el registro mercantil) como
representantes de las personas jurídicas
para sus relaciones con las Administraciones
Públicas y en la contratación de bienes o
servicios propios o concernientes a su giro
o tráfico ordinario.
-
Certificado de Representante
de Persona Jurídica.
Se expide a las
personas físicas como representantes de las
personas jurídicas para su uso en sus
relaciones con las Administraciones
Públicas, entidades y organismos públicos,
vinculados o dependientes de las mismas.
-
Certificado de Representante
de Entidad sin Personalidad Jurídica.
Se expide a las
personas físicas como representantes de las
entidades sin personalidad jurídica
(comunidades de bienes y sociedades civiles)
en el ámbito tributario y otros previstos en
la legislación vigente.
Las
ventajas que ofrecen los certificados tanto para
la firma como para la facturación electrónica
son grandes, pero
hay que estar atento a los cambios propiciados
por la nueva legislación europea. Para
ello, os recomendamos estar en contacto con
vuestro proveedor de servicio de firma
electrónica para manteneos informados de
cualquier posible cambio que pudiera afectar en
este sentido a vuestra empresa.
Instituto Nacional
de Ciberseguridad
